目前市场上，大型企业会议、行业会议、新产品发布会、展览(博览)、国际或大区的知名公司会议，参与者通常较多，地位较高，如果在济南会议租车，安排车辆可能不是个问题。但是如果是在外地安排，车辆安排值得认真研究。

一般来说，会议在外地举行，基本上都是委托当地的专业汽车租赁公司。车辆调度涉及到主办方和租车公司之间的沟通，也涉及到会议地点的车源问题。对主办单位来说，通常只会提出用车要求和安排要求，而租车公司则会考虑到车次安排，合理的预定车次，步行时间和路线等。

组织者应事先告知代理人相对准确的与会者到达时间、人数、在此期间到达的客人的身份和车辆使用情况，并告知代理人在不符合预先通知的情况下想要采取的补偿措施和愿意为此付出的代价。

大会和会务接待车辆的推荐型号：

• 49座：金龙/宇通大巴客车
• 45座：金龙/宇通大巴客车
• 33座：金龙/宇通中巴
• 19号：豪华中巴丰田考斯特
• 15座：奔驰MB100
• 9-7座：奔驰威霆
• 7-5座：商务人员专用车： 别克GL8豪华款 、奥迪A6L、帕萨特
• 贵宾专属用车：奔驰维雅诺、奔驰新款S320 、 奔驰新款S600

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